Regularna kopia zapasowa danych z programu Płatnik to podstawowe zabezpieczenie przed utratą historii rozliczeń w razie awarii komputera. Konfigurujemy automatyczne mechanizmy archiwizacji, które działają bez konieczności pamiętania o nich przez pracownika.
Utrata bazy danych Płatnika oznacza dla firmy nie tylko kłopot techniczny, ale realne ryzyko problemów z terminowością rozliczeń wobec ZUS. Mimo to wiele firm nie ma wdrożonego żadnego systematycznego planu tworzenia kopii zapasowych, polegając wyłącznie na pojedynczym dysku komputera.
Metody archiwizacji, które wdrażamy
- Wykorzystanie wbudowanego w Płatnika mechanizmu archiwizacji bazy danych (backup/restore)
- Automatyzację harmonogramu kopii zapasowych za pomocą Harmonogramu zadań Windows
- Kopiowanie archiwów na zewnętrzny nośnik lub dysk sieciowy (NAS), poza komputerem roboczym
- Konfigurację kopii w chmurze dla firm wymagających dodatkowego zabezpieczenia poza siedzibą
- Okresowe testy odtwarzania kopii, aby mieć pewność, że dane rzeczywiście da się przywrócić
Dlaczego sama kopia pliku bazy to za mało
Częstym błędem jest ręczne kopiowanie plików bazy danych z folderu programu bez jej wcześniejszego prawidłowego zamknięcia. Plik skopiowany w trakcie pracy programu może być niespójny i nieprzydatny do odtworzenia. Dlatego zawsze zalecamy korzystanie z wbudowanej funkcji archiwizacji Płatnika, która poprawnie zamyka transakcje przed wygenerowaniem kopii.
Częstotliwość i przechowywanie kopii
Rekomendujemy wykonywanie kopii zapasowej co najmniej raz dziennie w firmach aktywnie korzystających z programu oraz przechowywanie kilku ostatnich wersji archiwum, a nie tylko jednej — pozwala to cofnąć się do stanu sprzed wystąpienia błędu, jeśli uszkodzenie danych zostanie zauważone z opóźnieniem. Dla biur rachunkowych obsługujących wielu klientów wdrażamy dodatkowo oznaczanie kopii datą i numerem wersji, co ułatwia szybkie odnalezienie właściwego archiwum w razie potrzeby odtworzenia.
