Konfiguracja SharePoint dla małego zespołu daje uporządkowane, wspólne miejsce na dokumenty projektowe, listy zadań i procedury wewnętrzne, z kontrolą dostępu znacznie precyzyjniejszą niż zwykły dysk sieciowy. Budujemy witryny SharePoint dopasowane do sposobu pracy konkretnego zespołu, bez zbędnej złożoności typowej dla rozwiązań korporacyjnych.
SharePoint bywa postrzegany jako narzędzie dla dużych korporacji, ale w praktyce dobrze sprawdza się też w małych zespołach — jako miejsce przechowywania dokumentów projektowych, list zadań czy wewnętrznych procedur, z dostępem kontrolowanym znacznie precyzyjniej niż na tradycyjnym dysku sieciowym. Dla firm liczących kilku lub kilkunastu pracowników wdrożenie takiej witryny to zwykle kwestia jednego, maksymalnie dwóch dni pracy.
Etapy wdrożenia
- Zaplanowanie struktury witryny odpowiadającej realnej pracy zespołu, a nie gotowemu szablonowi
- Utworzenie bibliotek dokumentów z podziałem na projekty, klientów lub kategorie tematyczne
- Ustawienie uprawnień — kto może przeglądać, edytować, a kto tylko odczytywać poszczególne biblioteki
- Konfiguracja list zadań i śledzenia postępu prac z powiadomieniami e-mail
- Integrację witryny z Teams, by dokumenty były dostępne też z poziomu czatu i kanałów zespołu
- Przeniesienie istniejących dokumentów z dysku lub serwera plików z zachowaniem historii wersji
- Skonfigurowanie automatycznych powiadomień o zmianach w kluczowych dokumentach
Przewaga nad zwykłym dyskiem sieciowym
SharePoint daje możliwości, których nie ma zwykły udział sieciowy — historię wersji każdego dokumentu z możliwością cofnięcia do dowolnego punktu, jednoczesną edycję pliku przez kilka osób bez blokowania go, wyszukiwanie treści wewnątrz dokumentów oraz precyzyjne nadawanie uprawnień na poziomie pojedynczego folderu czy nawet pojedynczego pliku. Dla zespołu pracującego nad kilkoma projektami jednocześnie to realna oszczędność czasu i mniej pomyłek związanych z nadpisywaniem cudzej pracy.
Dopasowanie do wielkości zespołu
W małym zespole nie warto kopiować rozbudowanej struktury korporacyjnej z dziesiątkami podwitryn i grup uprawnień — projektujemy prostą, czytelną witrynę, która nie wymaga szkolenia, by z niej korzystać od pierwszego dnia. W miarę rozwoju firmy strukturę można rozbudowywać, dodając kolejne biblioteki, listy i poziomy uprawnień bez przebudowywania całości od nowa.
Wsparcie po wdrożeniu
Po uruchomieniu witryny pomagamy również w bieżącej rozbudowie — dodawaniu nowych bibliotek przy starcie kolejnych projektów, korygowaniu uprawnień przy zmianach kadrowych oraz szkoleniu nowych pracowników z podstaw obsługi SharePoint.
