Rozjeżdżające się formatowanie dokumentów — przesunięte akapity, zmienione czcionki, rozjechane tabele — to jeden z najczęstszych problemów zgłaszanych przez firmy korzystające z różnych programów biurowych jednocześnie. Wyjaśniamy, skąd się bierze i jak skutecznie go rozwiązać, zanim dokument trafi do klienta.
Dokument otwarty w innym programie niż ten, w którym powstał, często wygląda inaczej — przesunięte akapity, zmienione czcionki, rozjechane tabele, przesunięte grafiki. To efekt różnic w silnikach renderowania poszczególnych pakietów biurowych, które inaczej interpretują niektóre elementy formatu DOCX czy ODT.
Najczęstsze przyczyny problemów z formatowaniem
- Brak zainstalowanej czcionki użytej w dokumencie, zastępowanej domyślną, inną szerokością znaków
- Różnice w interpretacji formatu DOCX między Word, LibreOffice i WPS, zwłaszcza przy tabelach
- Ręczne formatowanie zamiast użycia stylów akapitu i nagłówków
- Kopiowanie tekstu z internetu bez czyszczenia formatowania źródłowego
- Różne wersje tego samego programu z odmienną obsługą nowszych elementów formatowania
Jak naprawić rozjechany dokument
Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, czy wszystkie użyte czcionki są zainstalowane na komputerze. Jeśli dokument ma być otwierany w różnych programach, warto ograniczyć się do czcionek systemowych, takich jak Calibri, Arial czy Times New Roman, dostępnych domyślnie na każdym systemie Windows.
Praca ze stylami zamiast formatowania ręcznego
Stosowanie wbudowanych stylów akapitu i nagłówków zamiast ręcznego pogrubiania czy zmiany rozmiaru czcionki znacznie zwiększa spójność dokumentu między programami. Style można też łatwo zaktualizować globalnie, zmieniając wygląd całego dokumentu jednym kliknięciem, zamiast poprawiać każdy akapit z osobna.
Konwersja i eksport do PDF
Jeśli dokument ma trafić do klienta i wygląd musi być identyczny niezależnie od jego programu i systemu, najbezpieczniej wyeksportować go do PDF przed wysyłką — to jedyny format gwarantujący identyczny wygląd na każdym urządzeniu.
Jeśli problemy z formatowaniem powtarzają się mimo tych kroków, nasz serwis diagnozuje przyczynę na poziomie konfiguracji programu i pomaga ujednolicić ustawienia oraz zestaw czcionek na wszystkich stanowiskach w firmie.
