Kopia zapasowa poczty elektronicznej to zabezpieczenie, o którym większość użytkowników przypomina sobie dopiero po utracie danych. Wyjaśniamy, jak regularnie i skutecznie archiwizować wiadomości e-mail.
Wiadomości e-mail często zawierają dane, których nie da się łatwo odtworzyć – umowy, faktury, korespondencję z kontrahentami czy historię ustaleń biznesowych. Ich utrata, spowodowana awarią dysku, atakiem wirusa czy przypadkowym usunięciem konta, może mieć poważne konsekwencje dla firmy.
Metody wykonywania kopii zapasowej
- Eksport plików danych programu pocztowego (PST w Outlooku, profil w Thunderbirdzie) na zewnętrzny nośnik lub dysk sieciowy
- Automatyczna archiwizacja w chmurze (np. u dostawców obsługujących IMAP dane pozostają na serwerze, ale warto mieć też kopię lokalną)
- Dedykowane oprogramowanie do backupu poczty, wykonujące kopie w regularnych, zaplanowanych odstępach czasu
- Backup na poziomie serwera pocztowego wykonywany przez dostawcę hostingu
Jak często wykonywać kopię zapasową
Częstotliwość backupu powinna być dopasowana do intensywności korzystania ze skrzynki – dla firm przetwarzających dużą liczbę wiadomości dziennie zalecamy backup codzienny lub nawet częstszy, wykonywany automatycznie w tle. Dla kont prywatnych wystarczająca może być kopia tygodniowa lub miesięczna.
Zasada 3-2-1
Rekomendujemy stosowanie zasady 3-2-1: trzy kopie danych, przechowywane na dwóch różnych nośnikach, z czego jedna kopia poza główną lokalizacją (np. w chmurze lub na dysku zewnętrznym przechowywanym w innym miejscu). Dzięki temu nawet w przypadku pożaru, kradzieży czy awarii sprzętu dane pozostają bezpieczne.
Wsparcie serwisu
Konfigurujemy automatyczne kopie zapasowe poczty zarówno dla użytkowników indywidualnych, jak i dla firm, dobierając rozwiązanie odpowiednie do wielkości skrzynki i częstotliwości korzystania z poczty. W razie awarii pomagamy również w odtworzeniu danych z wcześniej wykonanej kopii.
