Przeniesienie poczty firmowej na nowy komputer to proces wymagający staranności – w grę wchodzi nie tylko historia wiadomości, ale też konta, ustawienia i reguły wypracowane przez lata pracy. Wyjaśniamy, jak zrobić to bez strat.
Wymiana komputera firmowego to dobra okazja, by uporządkować pocztę, ale też ryzyko utraty danych, jeśli proces przeniesienia nie zostanie odpowiednio zaplanowany. Zakres prac zależy od tego, czy konto korzysta z protokołu IMAP, czy dane przechowywane są głównie lokalnie.
Konta IMAP – najprostszy scenariusz
W przypadku kont korzystających z IMAP (obecny standard dla większości firmowej poczty) wystarczy skonfigurować to samo konto na nowym komputerze – wiadomości, foldery i status przeczytania zostaną automatycznie pobrane z serwera. Trzeba jednak pamiętać o przeniesieniu elementów, które nie synchronizują się z serwerem: reguł lokalnych, podpisów, szablonów wiadomości oraz książki adresowej, jeśli nie jest powiązana z kontem w chmurze.
Konta lokalne i archiwa – wymagają eksportu
Jeśli firma przechowuje archiwalne wiadomości lokalnie (np. stare pliki PST przeniesione poza serwer w celu odciążenia skrzynki), konieczne jest ich skopiowanie ze starego komputera i zaimportowanie do programu pocztowego na nowym stanowisku.
Checklist przenoszenia poczty firmowej
- Spis wszystkich kont pocztowych używanych na starym komputerze
- Eksport lokalnych archiwów i plików danych
- Eksport reguł, filtrów i podpisów
- Eksport książki kontaktów, jeśli nie jest zsynchronizowana z serwerem
- Weryfikacja poprawności działania po konfiguracji na nowym sprzęcie
- Bezpieczne usunięcie danych firmowych ze starego komputera po zakończeniu migracji
Dla firm posiadających wiele stanowisk oferujemy zorganizowaną wymianę sprzętu z pełnym przeniesieniem poczty, ustawień i danych na każdym z komputerów, tak aby pracownicy mogli kontynuować pracę bez przestojów już od pierwszego dnia korzystania z nowego sprzętu.
