Nielegalne lub źle dobrane licencje oprogramowania to realne ryzyko finansowe i prawne dla firmy — kontrola podczas audytu przeprowadzanego przez producenta może skończyć się wysokimi karami, a przypadkowe przelicencjonowanie oznacza po prostu wyrzucone pieniądze co miesiąc. Pomagamy uporządkować i zoptymalizować licencjonowanie oprogramowania, tak aby firma płaciła tylko za to, czego faktycznie potrzebuje, i miała pełną dokumentację na wypadek kontroli.
Zarządzanie licencjami w firmie, która korzysta z wielu programów i systemów operacyjnych, szybko staje się skomplikowane. Bez odpowiedniej kontroli łatwo o przepłacanie za nieużywane licencje albo, odwrotnie, o korzystanie z oprogramowania niezgodnie z warunkami umowy. Problem narasta zwłaszcza przy rotacji pracowników i wymianie sprzętu, gdy nikt nie pilnuje, na jakich komputerach faktycznie zainstalowano dany program.
Audyt posiadanych licencji
Pierwszym krokiem jest zawsze dokładna inwentaryzacja tego, co firma już posiada i faktycznie wykorzystuje. Audyt wykonujemy zarówno dla oprogramowania systemowego (Windows, pakiety biurowe), jak i dla aplikacji branżowych oraz narzędzi specjalistycznych, z których korzystają poszczególne działy.
- Weryfikacja zainstalowanego oprogramowania na wszystkich stacjach
- Porównanie posiadanych licencji z rzeczywistym wykorzystaniem
- Sprawdzenie terminów ważności i warunków licencyjnych
- Identyfikacja oprogramowania używanego niezgodnie z licencją
- Zestawienie dowodów zakupu (faktur, kluczy, certyfikatów) w jednym miejscu
Optymalizacja kosztów licencyjnych
Na podstawie audytu proponujemy rozwiązania, które pozwalają ograniczyć koszty bez utraty funkcjonalności. Często okazuje się, że firma płaci za zaawansowane pakiety, z których pracownicy wykorzystują ułamek możliwości, podczas gdy tańsza wersja w zupełności by wystarczyła.
- Dobór modelu licencyjnego dopasowanego do wielkości firmy
- Konsolidacja licencji i eliminacja duplikatów
- Wybór między licencjami subskrypcyjnymi a wieczystymi
- Rekomendacje alternatywnych, tańszych rozwiązań
- Analiza opłacalności przejścia na rozwiązania open source tam, gdzie to możliwe
Bieżące zarządzanie licencjami i przygotowanie na kontrolę
Po uporządkowaniu licencji prowadzimy ich bieżącą ewidencję, pilnując terminów odnowień i zgodności z przepisami. Przygotowujemy również firmę na ewentualną kontrolę producenta — komplet dokumentów licencyjnych uporządkowany i gotowy do okazania to najlepsza obrona przed niepotrzebnym stresem i karami.
Skontaktuj się z nami, aby przeprowadzić przegląd licencji oprogramowania w Twojej firmie.
