Aktualizacja programu księgowo-magazynowego do nowej wersji bywa konieczna ze względu na zmiany w przepisach podatkowych, nowe funkcje lub kończące się wsparcie dla starszej wersji – jednak źle przeprowadzona może zablokować dostęp do danych. Kluczowe jest odpowiednie przygotowanie i kolejność działań.
Aktualizacje programów firmowych obejmują zwykle dwa elementy: samą aplikację kliencką na stanowiskach roboczych oraz strukturę bazy danych, która musi zostać zaktualizowana do nowego formatu. Rozbieżność wersji między klientem a bazą jest najczęstszą przyczyną błędów po aktualizacji – dlatego proces musi być przeprowadzony w ściśle określonej kolejności.
Przygotowanie przed aktualizacją
Poniższe kroki znacząco zmniejszają ryzyko problemów podczas i po aktualizacji.
- Wykonanie pełnej kopii zapasowej bazy danych bezpośrednio przed rozpoczęciem procesu.
- Sprawdzenie wymagań sprzętowych i systemowych nowej wersji (np. wsparcie dla nowszego silnika SQL).
- Zamknięcie programu na wszystkich stanowiskach roboczych przed aktualizacją serwera bazy.
- Zapoznanie się z listą zmian (changelog) pod kątem modyfikacji wpływających na dotychczasowe raporty i wydruki.
- Zaplanowanie aktualizacji poza godzinami pracy firmy, aby zminimalizować przestój.
Typowe problemy po aktualizacji
Po wgraniu nowej wersji zdarza się, że starsze stanowiska robocze nie łączą się z zaktualizowaną bazą, niektóre dodatki i integracje (np. z systemem WMS lub sklepem internetowym) przestają działać do czasu wydania ich własnej aktualizacji, a niestandardowe szablony wydruków wymagają ponownej konfiguracji. Warto też sprawdzić, czy zainstalowane dodatki firm trzecich mają wersje zgodne z nową odsłoną programu.
Bezpieczne wdrożenie aktualizacji
Najbezpieczniejszym podejściem jest przeprowadzenie aktualizacji najpierw na środowisku testowym – kopii bazy na osobnym komputerze – co pozwala zweryfikować, czy wszystkie funkcje działają poprawnie, zanim zmiany trafią na środowisko produkcyjne. Serwis IT może przeprowadzić cały proces zdalnie, zaplanować go w dogodnym dla firmy terminie i zapewnić szybki powrót do poprzedniej wersji w razie nieprzewidzianych komplikacji.
