Błędy numeracji dokumentów w programie księgowo-magazynowym – luki w numeracji, duplikaty czy nieprawidłowa kolejność – to problem, który może budzić wątpliwości podczas kontroli skarbowej. Warto go wyjaśnić i skorygować zanim stanie się przedmiotem pytań urzędu.
Numeracja dokumentów sprzedaży, zakupu i magazynowych opiera się na licznikach zdefiniowanych dla poszczególnych serii i lat. Błędy pojawiają się najczęściej po awarii bazy danych i przywróceniu backupu sprzed kilku dokumentów, po pracy wielostanowiskowej bez odpowiedniej synchronizacji liczników, albo po ręcznej zmianie numeracji przez użytkownika, który nie do końca rozumiał konsekwencje takiej operacji.
Typowe scenariusze błędnej numeracji
Poniżej najczęściej zgłaszane sytuacje związane z numeracją dokumentów.
- Luka w numeracji po usunięciu dokumentu lub przywróceniu starszej kopii zapasowej.
- Dwa dokumenty z tym samym numerem wystawione na różnych stanowiskach jednocześnie.
- Numeracja "cofnęła się" po awaryjnym zamknięciu programu w trakcie zapisu.
- Nieprawidłowa kolejność numerów w obrębie jednej serii dokumentów po zmianie ustawień.
- Rozbieżność numeracji między modułem sprzedaży a modułem magazynowym.
Jak zdiagnozować przyczynę
Diagnostykę zaczyna się od przeglądu rejestru dokumentów wraz z datami i godzinami wystawienia, co pozwala ustalić, czy luka wynika z usunięcia dokumentu, awarii systemu, czy błędu użytkownika. W programach z modułem audytu (np. Comarch Optima) można sprawdzić historię zmian licznika numeracji i dokładnie zlokalizować moment powstania nieprawidłowości.
Korekta i zabezpieczenie numeracji
W zależności od przyczyny, korekta może polegać na ręcznym dostosowaniu licznika numeracji przez uprawnionego administratora, wystawieniu dokumentu anulującego dla zdublowanego numeru lub, w przypadku luk wynikających z usuniętych dokumentów, na sporządzeniu odpowiedniej notatki wyjaśniającej dla celów księgowych. Aby uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości, warto ograniczyć uprawnienia do zmiany numeracji wyłącznie do administratora oraz zadbać o stabilne środowisko sieciowe minimalizujące ryzyko konfliktów przy pracy wielostanowiskowej.
