Modyfikacja wydruków i szablonów dokumentów firmowych – faktur, dokumentów magazynowych czy potwierdzeń zamówień – to jedna z częściej zgłaszanych próśb w firmach, które chcą dostosować wygląd dokumentów do własnej identyfikacji wizualnej lub wymogów kontrahentów.
Większość programów księgowo-magazynowych udostępnia wbudowany edytor szablonów wydruków, oparty zwykle na mechanizmie raportów (np. FastReport w programach Insert czy Comarch). Pozwala on modyfikować układ, dodawać logo firmy, zmieniać czcionki czy dodawać dodatkowe pola, takie jak numer rachunku bankowego czy dane kontaktowe handlowca.
Co można zmienić w standardowym edytorze
Zakres modyfikacji dostępnych bez ingerencji w kod programu jest zwykle dość szeroki.
- Dodanie logo firmy i zmiana kolorystyki nagłówka dokumentu.
- Wstawienie dodatkowych pól tekstowych, np. numeru zamówienia klienta czy warunków dostawy.
- Zmiana układu tabeli pozycji towarowych i widoczności poszczególnych kolumn.
- Konfiguracja stopki z danymi rejestrowymi firmy, numerem konta i klauzulami prawnymi.
- Utworzenie osobnych szablonów dla różnych typów dokumentów lub kontrahentów.
Kiedy potrzebna jest głębsza modyfikacja
Bardziej zaawansowane zmiany, takie jak dodanie pól niestandardowych pobieranych z rozszerzonej kartoteki towarowej, warunkowe formatowanie w zależności od typu dokumentu czy integracja z kodem kreskowym generowanym dynamicznie, wymagają już pracy w edytorze raportów na poziomie zapytań SQL do bazy danych. Tego typu modyfikacje powinny być wykonywane na kopii szablonu, aby nie utracić oryginalnego wzorca w razie błędu.
Typowe problemy po modyfikacji szablonu
Częstym błędem jest edycja szablonu bezpośrednio na środowisku produkcyjnym bez wcześniejszej kopii, co przy nieudanej modyfikacji uniemożliwia wystawianie dokumentów do czasu naprawy. Zdarza się też, że po aktualizacji programu niestandardowy szablon przestaje działać, ponieważ zmieniła się struktura danych, z której korzystał. Serwis IT może zaprojektować i wdrożyć wydruki zgodne z identyfikacją wizualną firmy oraz zadbać o ich kompatybilność z kolejnymi aktualizacjami programu.
