Aktualizacja programu księgowo-magazynowego do nowej wersji to proces, który — choć z pozoru prosty — może przy nieprawidłowym przeprowadzeniu skutkować utratą dostępu do danych lub przestojem w pracy firmy. Poniżej opisujemy, jak podchodzimy do tego procesu w naszym serwisie.
Każdą aktualizację poprzedzamy wykonaniem pełnej kopii zapasowej bazy danych oraz plików konfiguracyjnych programu — to niezbywalny krok niezależnie od tego, jak niewielka wydaje się aktualizacja. W przypadku programów sieciowych upewniamy się również, że wszyscy użytkownicy zakończyli pracę i wylogowali się z systemu przed rozpoczęciem procesu.
Kolejność aktualizacji w środowisku wielostanowiskowym
W wdrożeniach z serwerem bazy danych i kilkoma stanowiskami roboczymi kolejność ma znaczenie — najpierw aktualizujemy strukturę bazy danych na serwerze (często robi to sama aplikacja przy pierwszym uruchomieniu nowej wersji), a następnie instalujemy nową wersję programu na poszczególnych stacjach roboczych. Uruchomienie starej wersji programu na już zaktualizowanej bazie zwykle kończy się błędem i może wymagać przywrócenia kopii zapasowej.
Sprawdzenie kompatybilności
Przed aktualizacją weryfikujemy, czy nowa wersja programu jest kompatybilna z zainstalowaną wersją silnika bazy danych (SQL Server) oraz z systemem operacyjnym stacji roboczych — niektóre nowsze wersje programów księgowych przestają wspierać starsze wersje Windows lub wymagają nowszej wersji SQL Server, co czasem wymusza dodatkowe prace modernizacyjne przed samą aktualizacją programu.
Aktualizacje związane z przepisami
Znaczna część aktualizacji programów księgowych w Polsce wynika ze zmian przepisów (stawki VAT, struktury JPK, obowiązek KSeF) i ma określone terminy wdrożenia. Monitorujemy komunikaty producentów oprogramowania i planujemy aktualizacje z wyprzedzeniem, tak by klient nie znalazł się w sytuacji, w której przestarzała wersja programu uniemożliwia mu wypełnienie obowiązków podatkowych.
Testy po aktualizacji
Po zakończeniu aktualizacji przeprowadzamy testy podstawowych funkcji programu na wszystkich stanowiskach — logowanie, wystawianie dokumentów, drukowanie, generowanie raportów — oraz sprawdzamy, czy integracje z urządzeniami zewnętrznymi (drukarki fiskalne, czytniki kodów) nadal działają poprawnie, ponieważ aktualizacje bywają przyczyną utraty kompatybilności z niektórymi sterownikami.
