Automatyczne fakturowanie zamówień online przyspiesza obsługę sprzedaży i eliminuje ręczne wystawianie dokumentów, jednocześnie zapewniając zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
Ręczne wystawianie faktur do zamówień składanych w sklepie internetowym staje się nieefektywne już przy kilkunastu transakcjach dziennie. Automatyzacja tego procesu pozwala generować dokumenty sprzedaży natychmiast po opłaceniu zamówienia, bez angażowania pracowników działu handlowego.
Jak działa automatyczne fakturowanie
Wdrożenie automatycznego fakturowania opiera się na integracji sklepu z systemem księgowym lub sprzedażowym, w którym po stronie sklepu skonfigurowane są reguły generowania dokumentów:
- automatyczne wystawienie faktury lub paragonu po zaksięgowaniu płatności,
- obsługa różnych stawek VAT i typów dokumentów (faktura VAT, faktura zaliczkowa, korekta),
- wysyłka dokumentu do klienta e-mailem bezpośrednio po wystawieniu,
- numeracja zgodna z ustawieniami firmy i obowiązującymi przepisami,
- archiwizacja dokumentów w systemie księgowym z możliwością pobrania z panelu klienta.
Integracja z systemami księgowymi
Automatyczne fakturowanie najczęściej realizujemy poprzez integrację sklepu z programami takimi jak Subiekt GT, WF-Mag, Comarch ERP lub systemami księgowymi online. Kluczowe jest poprawne mapowanie danych klienta, w tym rozróżnienie zamówień firmowych i prywatnych, oraz obsługa różnych metod płatności wpływających na moment wystawienia dokumentu.
Dla sklepów obsługujących klientów firmowych konfigurujemy dodatkowo automatyczne pobieranie i weryfikację numeru NIP oraz danych z rejestru GUS, co przyspiesza proces składania zamówienia.
Zgodność z przepisami
Wdrażając automatyczne fakturowanie, dbamy o zgodność z aktualnymi wymogami prawnymi, w tym z obowiązkiem raportowania do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), tak aby proces sprzedaży online pozostał w pełni zgodny z przepisami także po wprowadzeniu obligatoryjnego e-fakturowania.
