Obieg dokumentów jest w wielu firmach ostatnim procesem, który działa niemal wyłącznie ręcznie. Faktura przychodzi na skrzynkę, ktoś ją drukuje, ktoś podpisuje, ktoś skanuje z powrotem, a plik ląduje w katalogu o nazwie, którą rozumie tylko jedna osoba. Automatyzacja obiegu dokumentów polega na tym, żeby dokument od momentu wpłynięcia miał określoną drogę, znane etapy i widoczny status. Narzędzia oparte na rozpoznawaniu treści potrafią dziś wyciągnąć z dokumentu potrzebne dane, ale sama technika to mniejsza część projektu. Większą jest ustalenie, kto co akceptuje, w jakim terminie i co się dzieje, gdy tego nie zrobi.
Zanim zaproponujemy jakiekolwiek rozwiązanie, prześledzimy drogę kilku prawdziwych dokumentów. Zwykle wychodzą na jaw te same problemy: dokumenty wpływają kilkoma kanałami naraz, część spraw czeka na jedną osobę, nikt nie wie, na jakim etapie jest konkretna faktura, a te same pliki istnieją w kilku kopiach o różnych nazwach. Do tego dochodzą dokumenty przekazywane na papierze, których nie widać nigdzie w systemie, dopóki nie trafią do księgowości.
Skutkiem jest nie tylko strata czasu, ale też realne ryzyko: przekroczone terminy płatności, zagubione umowy, brak dowodu, kto co zatwierdził. Właśnie te konsekwencje, a nie sam czas pracy, są zwykle najmocniejszym uzasadnieniem porządkowania obiegu.
Pierwszym krokiem jest zamknięcie liczby kanałów wejścia. Dokument powinien wpływać do jednego miejsca, niezależnie od tego, czy przyszedł pocztą elektroniczną, został zeskanowany, czy pobrany z portalu kontrahenta. Automat może odebrać załącznik, sprawdzić, czy to rzeczywiście dokument, a nie stopka graficzna, nadać mu identyfikator i zarejestrować datę wpływu. Ten prosty krok rozwiązuje znaczną część problemów, bo od tej chwili każdy dokument istnieje w rejestrze.
Kolejny etap to odczyt: numer dokumentu, data, kontrahent, kwoty, terminy, numer zamówienia. Narzędzia rozpoznające tekst radzą sobie z tym dobrze przy dokumentach czytelnych i przewidywalnych. Przy skanach niskiej jakości, dokumentach fotografowanych telefonem albo formularzach wypełnianych odręcznie skuteczność wyraźnie spada. Dlatego zawsze zakładamy istnienie ścieżki dla dokumentów nierozpoznanych i nie obiecujemy pełnej automatyzacji odczytu.
Dokument trzeba zakwalifikować: rodzaj, dział, projekt, osoba odpowiedzialna. To zadanie dobrze nadaje się do automatyzacji, bo reguły są zwykle powtarzalne, a w przypadkach niejednoznacznych system może zaproponować kilka wariantów i pozostawić wybór człowiekowi. Warto pamiętać, że jakość klasyfikacji zależy od tego, czy sama struktura kategorii jest sensowna. Jeśli w firmie funkcjonuje kilkadziesiąt kategorii, z których połowa oznacza to samo, najpierw trzeba je uporządkować.
Tutaj automatyzacja polega głównie na prowadzeniu sprawy: kierowanie do właściwych osób, przypominanie o zaległych akceptacjach, eskalacja po przekroczeniu terminu, zapisywanie kto i kiedy zatwierdził. Sama decyzja pozostaje po stronie człowieka i nie proponujemy jej automatyzowania. Wyjątkiem bywają przypadki jednoznaczne, opisane sztywną regułą i mieszczące się w zatwierdzonych wcześniej ramach, ale i wtedy zostawiamy pełny ślad w rejestrze.
Dokument zakończony powinien trafić do archiwum o przewidywalnej strukturze, z opisem pozwalającym go odnaleźć. Praktyczną korzyścią, którą użytkownicy doceniają najszybciej, jest możliwość wyszukania dokumentu po treści, a nie po nazwie pliku. To także moment, w którym warto ustalić okresy przechowywania i sposób usuwania dokumentów po ich upływie.
Skuteczność całego obiegu zależy od jakości tego, co wpływa na wejściu. Kilka rzeczy, które sprawdzamy i porządkujemy na początku:
Bardzo często największą poprawę przynosi nie narzędzie, lecz uzgodnienie z kontrahentami sposobu przesyłania dokumentów. Dokument otrzymany w formie elektronicznej, w postaci pliku tekstowego, nie wymaga rozpoznawania w ogóle. Warto ten kierunek wykorzystać, zanim zainwestuje się w rozpoznawanie skanów gorszej jakości.
Dokumenty firmowe zawierają dane kontrahentów, warunki handlowe, czasem dane osobowe pracowników. Obieg elektroniczny musi być pod tym względem co najmniej tak samo szczelny jak segregator w zamkniętej szafie.
Osobno ustalamy, które dokumenty muszą pozostać w formie papierowej lub wymagają szczególnej formy podpisu. To pytanie do księgowości i doradcy prawnego firmy, nie do nas, ale zadajemy je zawsze na początku, bo wpływa na kształt całego procesu.
Dobry obieg dokumentów nie usuwa człowieka, tylko kieruje do niego wyłącznie te sprawy, które tego wymagają. Ustalamy więc progi: przy jakiej pewności odczytu dane są przyjmowane automatycznie, a przy jakiej trafiają do weryfikacji. Ustalamy też, które pola zawsze wymagają potwierdzenia, niezależnie od pewności systemu. Zwykle są to kwoty, numery rachunków i terminy.
Praktyczna zasada, którą stosujemy: im trudniej wykryć błąd po fakcie, tym wcześniej musi nastąpić kontrola. Błędna kategoria kosztowa zostanie zauważona przy zamknięciu miesiąca. Błędny numer rachunku do przelewu nie zostanie zauważony wcale, dopóki kontrahent się nie upomni.
Na koszt składa się analiza obiegu, konfiguracja rozwiązania, przygotowanie reguł rozpoznawania i klasyfikacji, integracja z programem księgowym oraz szkolenie zespołu. Do tego dochodzą opłaty bieżące, często zależne od liczby przetwarzanych dokumentów, oraz utrzymanie.
Po stronie korzyści liczy się przede wszystkim czas poświęcany na przepisywanie danych i szukanie dokumentów, a także skrócenie drogi akceptacji. Jeśli firma przetwarza kilkadziesiąt dokumentów miesięcznie, uczciwie mówimy, że rozbudowany system się nie zwróci, a wystarczy uporządkowanie katalogów, jednolite nazewnictwo i prosty rejestr. Automatyzacja obiegu ma sens przy stałym, dużym strumieniu dokumentów albo tam, gdzie kluczowa jest kontrola terminów i akceptacji.
Uporządkowany obieg zmniejsza zależność firmy od pojedynczych osób. Gdy każdy dokument ma status i historię, nieobecność jednego pracownika przestaje blokować sprawy. Łatwiej też przygotować się do kontroli czy audytu, bo materiał jest kompletny i możliwy do odnalezienia. To korzyści realne, choć trudne do wyrażenia w godzinach pracy.
Pierwszy okres po wdrożeniu wymaga uwagi. Pojawiają się dokumenty w formatach, których nikt nie przewidział, kontrahenci zmieniają wygląd swoich wzorów, a pracownicy próbują obejść nowy proces starymi ścieżkami. To ostatnie jest najczęstszą przyczyną niepowodzenia. Jeśli można wysłać dokument bezpośrednio do kolegi z pominięciem rejestru, część dokumentów zawsze pójdzie tą drogą.
Dlatego wdrożenie obejmuje nie tylko konfigurację, ale też zamknięcie ścieżek obejścia i uzgodnienie zasad z zespołem. Do utrzymania należą również: okresowy przegląd dokumentów odrzuconych i poprawianych ręcznie, aktualizacja reguł klasyfikacji, kontrola kompletności archiwum oraz sprawdzanie, czy kopie zapasowe działają.
Nie. Skuteczność zależy od jakości materiału i powtarzalności wzorów. Dokumenty czytelne, w formie elektronicznej, rozpoznawane są bardzo dobrze, natomiast fotografie, dokumenty pogniecione albo wypełniane odręcznie sprawiają kłopot. Dlatego zawsze projektujemy ścieżkę weryfikacji ręcznej i traktujemy ją jako stały element procesu, nie jako usterkę.
Nie i zwykle nie jest to możliwe. Część dokumentów pozostaje w formie papierowej z powodów formalnych. Chodzi o to, żeby wersja elektroniczna była zarejestrowana i możliwa do odnalezienia, a papier stanowił uzupełnienie, a nie jedyne źródło informacji.
Migrację archiwum traktujemy jako osobne zadanie i często odradzamy przenoszenie wszystkiego. Zwykle wystarczy zdigitalizować i opisać dokumenty z okresu, do którego pracownicy realnie sięgają, a resztę zostawić w dotychczasowej formie. Pełna migracja bywa kosztowniejsza niż samo wdrożenie.
To zależy od możliwości tego programu. Sprawdzamy, czy pozwala on importować dane w powtarzalny sposób i w jakim zakresie. Jeśli import jest ograniczony, ustalamy podział: system prowadzi obieg i akceptacje, a do księgowości trafia uporządkowany zestaw danych do wprowadzenia. To i tak duża poprawa wobec ręcznego przepisywania z papieru.
Potrzebna jest jedna osoba decydująca o zasadach: kategoriach, ścieżkach akceptacji i terminach. Nie musi znać się na technice, ale musi mieć uprawnienia do rozstrzygania sporów kompetencyjnych. Bez takiej osoby każda nietypowa sytuacja zatrzymuje proces.
Podstawowy obieg dla jednego rodzaju dokumentów uruchamiamy zwykle w kilka tygodni, licząc analizę, konfigurację i okres pracy równoległej ze starym sposobem. Rozszerzanie na kolejne rodzaje dokumentów prowadzimy etapami, bo każdy z nich ma własne reguły akceptacji.
Kontakt: 22 390 56 49 — telefon czynny całą dobę, siedem dni w tygodniu. Obsługujemy Grodzisk Mazowiecki i okolice.
Arrived compass prepare an on as. Reasonable particular on my it in sympathize. Size now easy eat hand how. Unwilling he departure elsewhere dejection at. Heart large seems may purse means few blind.
Address