Automatyzacja procesów w małej firmie rzadko zaczyna się od technologii. Zaczyna się od zauważenia, że ktoś co miesiąc przepisuje te same dane z jednego programu do drugiego, że zamówienia gubią się między skrzynką pocztową a arkuszem kalkulacyjnym, albo że przygotowanie zestawienia dla księgowej zajmuje cały piątek. Zajmujemy się porządkowaniem takich procesów u firm z Grodziska Mazowieckiego i okolic: najpierw opisujemy, jak praca wygląda naprawdę, potem szukamy miejsc, w których maszyna zrobi to samo szybciej i bez pomyłek, a na końcu wdrażamy rozwiązanie i pilnujemy, żeby działało po naszym wyjściu. Poniżej opisujemy, jak do tego podchodzimy, co daje się zautomatyzować, a co lepiej zostawić człowiekowi.
Najczęstszy błąd przy automatyzacji to odwrócona kolejność: firma najpierw kupuje system, a potem zastanawia się, co w nim robić. Efektem jest oprogramowanie, z którego korzysta jedna osoba, bo tylko ona rozumie, po co je włączono. My robimy odwrotnie. Zaczynamy od rozmowy z ludźmi, którzy wykonują pracę na co dzień, i od spisania kroków procesu tak, jak wyglądają w rzeczywistości, a nie jak wyglądają w regulaminie.
Interesuje nas kilka rzeczy: skąd bierze się informacja wejściowa, kto ją przetwarza, gdzie trafia wynik, ile razy w miesiącu to się dzieje i co się psuje, kiedy się psuje. Prosimy o pokazanie procesu na żywo, przy ekranie. To zwykle daje więcej niż godzina opowiadania, bo widać rzeczy, o których nikt nie wspomina: ręczne poprawki formatu daty, dwa okna otwarte obok siebie do porównywania, notatnik z listą wyjątków.
Dopiero po tej analizie rozmawiamy o narzędziach. Zdarza się, że wynikiem naszej pracy jest rekomendacja, żeby nic nie kupować, tylko zmienić sposób wprowadzania danych i dodać prosty skrypt uruchamiany raz w tygodniu.
W firmach usługowych, handlowych i produkcyjnych z okolicy powtarzają się podobne obszary. Nie każdy z nich pasuje do każdej firmy, ale to od nich zaczynamy szukanie.
Najczęstszy i najbardziej wdzięczny przypadek. Zamówienia ze sklepu internetowego trafiają do systemu magazynowego, dane z systemu magazynowego do programu księgowego, godziny pracy z arkusza do listy płac. Przepisywanie ręczne jest wolne i generuje literówki, których nikt nie wychwytuje, dopóki nie zrobi się bałagan w stanach magazynowych. Automatyczne przenoszenie danych, nawet w prostej formie eksportu i importu pliku uruchamianego zadaniem cyklicznym, zwykle zwraca się szybko.
Faktury kosztowe, potwierdzenia dostaw, protokoły. Da się zautomatyzować odbieranie ich ze skrzynki, zapisywanie w uporządkowanej strukturze katalogów, nadawanie nazw według schematu i wstępne odczytanie kluczowych pól. Warto pamiętać, że odczyt treści z dokumentów nigdy nie jest w stu procentach pewny, więc projektujemy taki proces z etapem sprawdzenia przez człowieka przy pozycjach, gdzie pewność odczytu jest niska.
Kończące się terminy umów, przeglądy sprzętu, zbliżające się daty ważności certyfikatów, zamówienia czekające na potwierdzenie dłużej niż ustalony czas. To automatyzacja tania we wdrożeniu i mało ryzykowna, bo jej awaria nie psuje danych, tylko powoduje brak powiadomienia.
Zestawienia, które ktoś przygotowuje regularnie w tej samej formie. Jeżeli dane są w bazie albo w uporządkowanym pliku, raport da się generować i rozsyłać automatycznie. Warunkiem jest to, żeby definicja raportu była stabilna. Jeżeli co miesiąc wygląda inaczej, automatyzacja przyniesie więcej pracy niż oszczędności.
Wykrywanie duplikatów kontrahentów, pustych pól obowiązkowych, niespójnych formatów numerów, pozycji magazynowych bez ceny. Taki automat nic nie poprawia sam, tylko codziennie wystawia listę rzeczy do sprawdzenia. Brzmi skromnie, a często jest to najbardziej wartościowe wdrożenie w całym projekcie.
Uczciwie mówimy klientom, że część pracy powinna zostać ręczna. Dotyczy to przede wszystkim decyzji, które mają konsekwencje finansowe albo prawne i wymagają oceny kontekstu: przyznanie rabatu, akceptacja reklamacji spornej, decyzja o wysłaniu wezwania do zapłaty, rozstrzygnięcie niejasnej pozycji w rozliczeniu. Automat może przygotować dane i podpowiedzieć rekomendację, ale zatwierdza człowiek.
Nie automatyzujemy też procesów, które zmieniają się co kilka tygodni. Koszt utrzymania takiej automatyzacji przekracza korzyść, bo za każdym razem trzeba ją przerabiać. Podobnie z procesami wykonywanymi rzadko, na przykład dwa razy w roku, i zajmującymi godzinę. Nawet idealna automatyzacja oszczędzi tu dwie godziny rocznie, a będzie wymagała pamiętania o niej i testowania po każdej aktualizacji systemów.
Ostatnia kategoria to procesy, w których nie da się jasno powiedzieć, co jest wynikiem poprawnym. Jeżeli dwie osoby w firmie wykonują to samo zadanie i dostają różne wyniki, a obie uważają swój za prawidłowy, automatyzacja tylko utrwali jedną z wersji i przeniesie spór na później. Najpierw trzeba ustalić regułę.
Automatyzacja działa na danych i jest tak dobra, jak one. To najczęstsza przyczyna, dla której projekty wydłużają się ponad plan. Typowe problemy, na które trafiamy:
Zanim cokolwiek uruchomimy, musimy te sprawy uporządkować albo przynajmniej opisać reguły postępowania z wyjątkami. Zwykle proponujemy podział na dwa etapy: jednorazowe wyczyszczenie danych historycznych w zakresie, który jest naprawdę potrzebny, oraz wprowadzenie kontroli przy wprowadzaniu nowych danych, żeby bałagan się nie odtwarzał. Sam etap porządkowania bywa dłuższy niż budowa automatyzacji i warto to wiedzieć na starcie, zamiast dowiadywać się w połowie projektu.
Automatyzacja z definicji oznacza, że dane przepływają między systemami bez udziału człowieka, często poza godzinami pracy. To wymaga większej ostrożności niż praca ręczna, bo błąd powtórzy się tyle razy, ile razy uruchomi się automat.
Konto, którego używa automatyzacja, powinno mieć uprawnienia tylko do tego, co faktycznie robi. Jeżeli zadanie czyta zamówienia i zapisuje faktury, nie potrzebuje prawa do usuwania kontrahentów ani do zmiany ustawień systemu. Osobne konto techniczne, z własnym hasłem, ułatwia też późniejsze ustalenie, kto wykonał daną operację.
Ustalamy, gdzie dane fizycznie trafiają. Część rozwiązań przetwarza je na serwerze w firmie, część wysyła do usługi zewnętrznej. To nie jest wybór dobry albo zły, ale musi być świadomy, zwłaszcza gdy w grę wchodzą dane osobowe klientów lub pracowników. Przy narzędziach opartych na modelach językowych osobno sprawdzamy, czy przesłana treść nie jest wykorzystywana do dalszego uczenia i jak długo jest przechowywana.
Przed uruchomieniem automatyzacji zapisującej dane robimy kopię stanu wyjściowego i sprawdzamy, jak ją odtworzyć. Projektujemy też tryb testowy, w którym automat pokazuje, co by zrobił, ale niczego nie zapisuje. Pierwsze uruchomienia produkcyjne prowadzimy właśnie w takim trybie, na prawdziwych danych, i porównujemy wynik z tym, co zrobiłby człowiek.
Każda automatyzacja powinna zostawiać ślad: co, kiedy i z jakim skutkiem zrobiła. Bez tego diagnoza problemu po dwóch miesiącach polega na zgadywaniu. Dziennik zdarzeń kosztuje niewiele przy budowie, a bardzo pomaga później.
Bez podawania kwot można sensownie rozmawiać o strukturze kosztu. Składa się on z czterech części: analizy procesu, przygotowania danych, budowy i testów rozwiązania oraz stałego utrzymania. Ostatnia pozycja jest najczęściej pomijana w kalkulacjach, a to ona decyduje o tym, czy wdrożenie ma sens w perspektywie kilku lat. Do tego dochodzą ewentualne opłaty abonamentowe za wykorzystywane usługi, zwykle zależne od liczby użytkowników lub liczby przetworzonych operacji.
Po stronie korzyści liczymy przede wszystkim czas. Prosta metoda: liczba wykonań procesu w miesiącu razy czas jednego wykonania, minus czas, który zostanie po automatyzacji, bo prawie zawsze coś zostaje. Do tego dochodzą korzyści trudniejsze do wyceny, ale realne: mniej błędów wymagających poprawiania, szybsza reakcja wobec klienta, mniejsza zależność od jednej osoby, która jako jedyna umie coś zrobić.
Ostrożnie podchodzimy do argumentu, że automatyzacja pozwoli zmniejszyć zatrudnienie. W małych firmach zwykle tak się nie dzieje. Realny efekt to raczej przesunięcie ludzi z przepisywania danych do pracy, która wymaga kontaktu z klientem albo oceny sytuacji. To lepszy sposób mierzenia korzyści, bo bardziej odpowiada temu, co faktycznie się wydarza.
Nie uruchamiamy wszystkiego naraz. Zaczynamy od jednego procesu, najlepiej takiego, który jest częsty, prosty i mało ryzykowny. Chodzi o to, żeby firma zobaczyła efekt w kilka tygodni, a nie w pół roku, i żeby po drodze nauczyła się pracować z automatyzacją.
Kolejne etapy wyglądają zwykle tak: uzgodnienie zakresu i kryteriów akceptacji, przygotowanie danych, budowa w środowisku testowym, uruchomienie równoległe obok pracy ręcznej przez ustalony czas, porównanie wyników, przełączenie na tryb produkcyjny, obserwacja. Etap równoległy bywa uznawany za stratę czasu, bo trzeba wykonać pracę dwa razy. Naszym zdaniem to najlepiej wydany czas w całym projekcie, bo właśnie wtedy wychodzą wyjątki, o których nikt nie pomyślał.
Automatyzacja nie jest jednorazowym zakupem. Systemy, z którymi się łączy, są aktualizowane, zmieniają się formaty plików, wygasają hasła i klucze dostępu, firma zmienia sposób pracy. Bez utrzymania automatyzacja po roku albo przestaje działać, albo, co gorsze, działa źle i nikt tego nie zauważa.
Dlatego przy każdym wdrożeniu ustalamy, kto reaguje na błędy i w jaki sposób jest o nich informowany. Wprowadzamy monitorowanie: automat, który nie wykonał się o czasie, powinien wysłać sygnał, a nie po prostu zamilknąć. Zostawiamy też dokumentację w takiej formie, żeby inna osoba niż autor mogła po roku zrozumieć, co gdzie działa i jak to wyłączyć.
Raz na jakiś czas warto proces przejrzeć ponownie. Zdarza się, że automatyzacja nadal działa poprawnie, ale przestała być potrzebna, bo zmienił się sposób pracy. Wyłączenie zbędnego automatu też jest formą porządku i traktujemy to jako normalny element opieki, a nie przyznanie się do porażki.
Zwykle nie. W większości wdrożeń pracujemy na tym, co firma już ma, i dokładamy warstwę, która przenosi dane i pilnuje terminów. Wymianę systemu proponujemy tylko wtedy, gdy obecny nie udostępnia danych w żaden stabilny sposób i każde obejście byłoby kruche. Taką rekomendację zawsze uzasadniamy konkretnymi ograniczeniami, a nie ogólną oceną, że coś jest przestarzałe.
Decyduje nie liczba pracowników, tylko powtarzalność. Jednoosobowa działalność wystawiająca kilkaset dokumentów miesięcznie zyska więcej niż firma dwudziestoosobowa, w której każde zlecenie wygląda inaczej. Pytamy więc o liczbę powtórzeń i o to, ile czasu zajmuje jedno, a nie o wielkość zatrudnienia.
Sama analiza procesu to zwykle kilka spotkań rozłożonych na dwa tygodnie. Budowa prostej automatyzacji przenoszącej dane bywa kwestią kilku dni roboczych. Najbardziej nieprzewidywalny jest etap porządkowania danych, bo jego długość zależy od stanu, jaki zastaniemy. Dlatego po analizie podajemy zakres i harmonogram, zamiast szacować w ciemno na pierwszym spotkaniu.
Zakładamy z góry, że popełni. Dlatego budujemy kontrole: sprawdzanie poprawności danych przed zapisem, próg, powyżej którego operacja wymaga zatwierdzenia przez człowieka, dziennik działań i możliwość cofnięcia zmian. Ważniejsze od bezbłędności jest to, żeby błąd był szybko widoczny i odwracalny.
Staramy się, żeby jak najmniej. Najlepsza automatyzacja jest niewidoczna: człowiek pracuje tak jak dotąd, tylko część czynności po prostu znika. Tam, gdzie pojawia się nowy ekran albo nowy krok akceptacji, prowadzimy krótkie szkolenie przy stanowisku i zostawiamy instrukcję opisującą typowe sytuacje oraz sposób postępowania, gdy coś nie zadziała.
Tak i taką drogę zwykle sami proponujemy. Wybieramy jeden dobrze ograniczony proces, wdrażamy go i oceniamy efekt po kilku tygodniach realnej pracy. Jeżeli korzyść jest widoczna, przechodzimy do kolejnego obszaru. Jeżeli nie, kończymy na tym jednym kroku i nie rozbudowujemy czegoś, co się nie sprawdziło.
Kontakt: 22 390 56 49 — telefon czynny całą dobę, siedem dni w tygodniu. Obsługujemy Grodzisk Mazowiecki i okolice.
Arrived compass prepare an on as. Reasonable particular on my it in sympathize. Size now easy eat hand how. Unwilling he departure elsewhere dejection at. Heart large seems may purse means few blind.