Migracja ze starej poczty firmowej do Microsoft 365 to jeden z najczęściej realizowanych przez nas projektów. Przenosimy skrzynki, kontakty i kalendarze bez utraty danych oraz bez długiej przerwy w dostępności poczty, dbając o to, by proces przebiegł niezauważalnie dla codziennej pracy pracowników.
Wiele firm korzysta jeszcze z poczty opartej na starszych serwerach, hostingu współdzielonym lub darmowych skrzynkach niepowiązanych z domeną firmową. Przejście na Microsoft 365 oznacza nie tylko nowoczesny interfejs i większą pojemność skrzynek, ale też lepszą ochronę przed spamem, dostęp z każdego urządzenia i integrację z resztą narzędzi Microsoft 365, takich jak Teams, SharePoint czy OneDrive.
Jak przebiega migracja
- Audyt obecnej poczty — liczba skrzynek, ich rozmiar, używane foldery, reguły oraz konta współdzielone
- Założenie kont docelowych w Microsoft 365 i przygotowanie domeny wraz z rekordami weryfikacyjnymi
- Migracja wiadomości, kontaktów i kalendarzy metodą minimalizującą przestój, zwykle etapami w tle
- Przepięcie rekordów MX na serwery Microsoft po zakończeniu migracji i potwierdzeniu poprawności danych
- Konfiguracja poczty na komputerach i telefonach pracowników, wraz z ustawieniem podpisów firmowych
- Wsparcie w pierwszych dniach po migracji, gdy pojawiają się pytania użytkowników
Na co zwracamy uwagę
Największym ryzykiem migracji jest utrata historii wiadomości lub przerwa w odbieraniu poczty w trakcie przełączania. Dlatego migrację planujemy tak, by stara i nowa skrzynka działały równolegle przez pewien czas, a przełączenie rekordów DNS następowało dopiero po potwierdzeniu, że wszystkie dane zostały poprawnie przeniesione. Ważne jest też zachowanie reguł przekierowań i podpisów, z których użytkownicy korzystali wcześniej, oraz sprawdzenie, czy stare adresy nadal działają jako aliasy, gdy klienci firmy wysyłają wiadomości na poprzedni adres.
Migracja bez przestoju w pracy
Dobrze zaplanowana migracja odbywa się poza godzinami szczytu pracy firmy lub etapami — dział po dziale. Dzięki temu pracownicy nie tracą dostępu do poczty w trakcie dnia roboczego, a ewentualne problemy techniczne rozwiązywane są zanim wpłyną na obsługę klientów.
Po migracji
Po zakończeniu procesu przeprowadzamy krótkie szkolenie zespołu z nowego interfejsu poczty oraz podstaw obsługi kalendarza i udostępniania plików, co znacząco redukuje liczbę zgłoszeń serwisowych w pierwszych tygodniach po wdrożeniu.
