Profesjonalny podpis e-mail buduje wizerunek firmy i ułatwia kontakt z odbiorcą wiadomości. Pokazujemy, jak skonfigurować podpis w programie pocztowym oraz na co zwrócić uwagę, by wyglądał poprawnie u każdego odbiorcy.
Podpis e-mail to nie tylko dane kontaktowe – to element wizerunkowy firmy, który pojawia się w każdej wysłanej wiadomości. Jego poprawna konfiguracja wymaga uwzględnienia różnic między programami pocztowymi oraz sposobem wyświetlania wiadomości u odbiorcy.
Konfiguracja podpisu w Outlooku i Thunderbirdzie
W obu programach podpis konfiguruje się w ustawieniach konta – można stworzyć kilka wersji podpisu (np. pełny z logo dla nowych wiadomości i skrócony dla odpowiedzi) oraz przypisać różne podpisy do różnych kont pocztowych, co jest szczególnie przydatne przy obsłudze kilku firm lub działów z jednego programu.
Co powinien zawierać dobry podpis firmowy
- Imię, nazwisko i stanowisko
- Nazwę firmy i dane kontaktowe (telefon, adres e-mail, strona www)
- Logo firmy (najlepiej jako obraz hostowany online, nie załącznik)
- Ewentualną klauzulę poufności lub informację o RODO
- Linki do social mediów, jeśli firma z nich aktywnie korzysta
Częste błędy przy tworzeniu podpisu
Najczęstszym problemem jest wklejanie do podpisu obrazów lub logo skopiowanych bezpośrednio z innych dokumentów – takie elementy często wyświetlają się jako załączniki lub w ogóle nie ładują się u odbiorcy. Zalecamy przygotowanie podpisu w formacie HTML z obrazami osadzonymi lub linkowanymi z zewnętrznego serwera, a nie wklejanymi jako plik binarny. Warto też przetestować wygląd podpisu na różnych urządzeniach – to, co dobrze wygląda w Outlooku na komputerze, może być nieczytelne w aplikacji mobilnej.
Podpis dla całej firmy
W przypadku firm z wieloma pracownikami warto ujednolicić format podpisów dla wszystkich kont pocztowych – to element spójności marki. Oferujemy przygotowanie szablonu podpisu firmowego oraz jego wdrożenie na wszystkich stanowiskach komputerowych w firmie, w tym w programach pocztowych i aplikacjach mobilnych.
