Przejście z Insert GT na Insert nexo

Przejście z Insert GT na Insert nexo to nie prosta aktualizacja, lecz migracja na zupełnie inną architekturę programu – nexo działa w innej technologii i wymaga świadomego planowania konwersji danych. Firmy, które podchodzą do tego jak do zwykłego update'u, najczęściej napotykają problemy już na etapie przygotowania bazy albo dopiero po uruchomieniu nowego systemu.

Insert nexo został zbudowany od podstaw w nowszej technologii niż linia GT (Subiekt GT, Rachmistrz GT, Gratyfikant GT), co oznacza, że dane nie są po prostu „wgrywane” do nowego programu, lecz konwertowane specjalnym narzędziem migracyjnym producenta. Proces ten przenosi kartoteki towarowe, kontrahentów, dokumenty historyczne oraz ustawienia, ale nie wszystkie elementy przenoszą się automatycznie i bezbłędnie.

Migracja może dotyczyć zarówno pojedynczego programu, jak i całego środowiska obejmującego sprzedaż, magazyn, księgowość oraz kadry i płace. Im więcej modułów, stanowisk i integracji jest wykorzystywanych w firmie, tym ważniejsze staje się wcześniejsze rozpoznanie zależności między systemami. Nawet pozornie drobna zmiana w kartotece, numeracji dokumentów albo sposobie naliczania rabatów może wpłynąć na codzienną pracę.

Co warto sprawdzić przed migracją

Poniższe punkty pozwalają uniknąć najczęstszych problemów zgłaszanych podczas przejścia na nexo. Przygotowanie warto rozpocząć od spisania wszystkich funkcji, z których firma korzysta obecnie, a nie tylko od sprawdzenia samego programu GT.

Aktualność i spójność danych w GT przed rozpoczęciem migracji (uporządkowane kartoteki, brak duplikatów).
Kompatybilność używanych dodatków i integracji (sklep internetowy, Allegro, WMS) z wersją nexo.
Wymagania sprzętowe nexo, które mogą być wyższe niż w przypadku starszego GT.
Zakres licencji nexo – liczba stanowisk i moduły odpowiadające dotychczasowej funkcjonalności GT.
Plan szkolenia pracowników, ponieważ interfejs nexo różni się znacząco od GT.
Sposób wykonywania kopii zapasowych oraz miejsce przechowywania archiwów.
Wykorzystywane raporty, wydruki, automaty i nietypowe ustawienia zapisane w obecnym systemie.
Terminy zamknięcia okresów księgowych, inwentaryzacji oraz innych procesów, których nie należy przerywać w trakcie migracji.

Porządkowanie bazy danych w Insert GT

Konwersja nie jest dobrym momentem na porządkowanie wieloletnich zaniedbań w kartotekach. Jeżeli w bazie znajdują się powieleni kontrahenci, nieużywane towary, nieaktualne stawki VAT albo błędne dane adresowe, część tych problemów może zostać przeniesiona do nexo. W nowym programie będą one trudniejsze do zauważenia, ponieważ użytkownicy poznają jednocześnie inny interfejs i nowe funkcje.

Przed rozpoczęciem prac warto przejrzeć kartoteki towarów i usług, jednostki miary, symbole, kody kreskowe, ceny oraz przypisane stawki podatku. Należy również sprawdzić kontrahentów, ich numery identyfikacyjne, adresy, rachunki bankowe i ustawienia płatności. Szczególnej uwagi wymagają aktywne kartoteki, które są wykorzystywane przez integracje lub regularnie pojawiają się na dokumentach.

Kopia bezpieczeństwa i dostęp do danych

Przed migracją należy wykonać pełną kopię bazy GT oraz sprawdzić, czy można ją poprawnie odtworzyć. Sam fakt utworzenia pliku kopii nie oznacza jeszcze, że archiwum jest użyteczne. Dobrą praktyką jest wykonanie testowego odtworzenia na oddzielnym komputerze lub w osobnym środowisku.

Oprócz bazy danych warto zabezpieczyć również katalogi z dokumentami, pliki eksportów, szablony wydruków, konfiguracje integracji oraz inne zasoby używane przez program. Trzeba ustalić, gdzie znajduje się serwer, kto ma uprawnienia administracyjne i czy podczas konwersji będzie dostępny instalator odpowiedniej wersji GT oraz nexo.

Typowe problemy podczas i po migracji

Zdarza się, że część niestandardowych szablonów wydruków, zaawansowanych raportów czy makr stworzonych pod GT nie ma bezpośredniego odpowiednika w nexo i wymaga odtworzenia od podstaw. Problemem bywają też różnice w obsłudze cenników, rabatów czy sposobu numeracji dokumentów, które po migracji trzeba zweryfikować i dostosować do potrzeb firmy.

Niektóre ustawienia mogą zostać przeniesione w inny sposób niż oczekuje użytkownik. Dotyczy to między innymi widoków, filtrów, uprawnień operatorów, definicji dokumentów oraz konfiguracji stanowisk. Użytkownik może mieć dostęp do programu, ale nie widzieć dokładnie tych samych funkcji lub danych, które były dostępne w GT.

Dokumenty i numeracja

Po konwersji należy sprawdzić dokumenty sprzedaży, zakupu, korekty, przyjęcia magazynowe, wydania oraz dokumenty kasowe i bankowe. Kontroli wymagają numery, daty, wartości netto i brutto, stawki VAT, formy płatności oraz powiązania między dokumentami. Warto porównać wybrane dokumenty z bazą GT, zamiast ograniczać się do sprawdzenia, czy dokumenty są widoczne na liście.

Różnice w numeracji mogą wynikać z odmiennej konfiguracji serii dokumentów. Jeżeli firma używa kilku magazynów, oddziałów lub stanowisk wystawiających dokumenty, trzeba sprawdzić, czy każdy dokument otrzymuje właściwy symbol i numer. Błędna konfiguracja może prowadzić do powstawania nieczytelnych numerów albo konfliktów przy pracy kilku osób jednocześnie.

Stany magazynowe i rozrachunki

Jednym z najważniejszych etapów kontroli jest porównanie stanów magazynowych. Należy sprawdzić nie tylko ogólną liczbę towarów, lecz także ilości w poszczególnych magazynach, rezerwacje, dostawy w toku oraz towary ze zmiennymi jednostkami miary. W przypadku firmy prowadzącej sprzedaż internetową szczególne znaczenie ma zgodność stanów w nexo z systemem sklepowym lub zewnętrznym magazynem.

Kontroli wymagają również rozrachunki z kontrahentami. Należy porównać należności, zobowiązania, terminy płatności, częściowe rozliczenia oraz dokumenty powiązane z wpłatami i wypłatami. Jeżeli wartości w nowym systemie nie odpowiadają zapisom w GT, przed rozpoczęciem bieżącej pracy trzeba ustalić, czy przyczyną jest błąd migracji, różny sposób prezentacji danych czy niezamknięte operacje w starej bazie.

Integracje i dodatki wymagające dodatkowej weryfikacji

Wiele firm korzysta z programów współpracujących z Insert GT. Może to być sklep internetowy, platforma sprzedażowa, system obsługi Allegro, WMS, program do elektronicznej wymiany dokumentów, urządzenia fiskalne albo dodatkowe narzędzia raportowe. Każda integracja może wymagać osobnej aktualizacji, zmiany konfiguracji lub ponownego połączenia z bazą danych.

Nie należy zakładać, że dodatek działający z GT będzie automatycznie współpracował z nexo. Nawet jeżeli producent oferuje wersję dla obu systemów, może ona działać na innych zasadach i wymagać nowych danych dostępowych. Przed migracją warto przygotować listę wszystkich połączeń oraz ustalić, które z nich muszą działać od pierwszego dnia pracy.

Testy integracji powinny obejmować pełny obieg danych: pobranie zamówienia, utworzenie kontrahenta, wystawienie dokumentu, zmianę stanu magazynowego oraz wysłanie informacji zwrotnej do systemu zewnętrznego. Samo uruchomienie dodatku nie potwierdza poprawności działania. Błąd może pojawić się dopiero przy konkretnej kombinacji produktu, rabatu, płatności lub adresu dostawy.

Bezpieczne przeprowadzenie konwersji

Rekomendowane podejście to migracja na środowisku testowym – kopii bazy GT – z pełną weryfikacją poprawności przeniesionych danych, zanim nexo zastąpi produkcyjnie dotychczasowy program. Warto też zaplanować okres równoległej pracy obu systemów, aby w razie wykrycia rozbieżności można było jeszcze skorygować dane w GT i powtórzyć migrację. Serwis IT pomoże przeprowadzić cały proces krok po kroku, minimalizując ryzyko błędów w danych finansowych i magazynowych.

Przykładowy przebieg prac

Pierwszym krokiem jest analiza obecnej instalacji, bazy danych, stanowisk oraz używanych dodatków. Następnie wykonywana jest kopia bezpieczeństwa i przygotowywane jest testowe środowisko. Na tej kopii przeprowadza się konwersję, a później sprawdza kartoteki, dokumenty, rozrachunki, stany magazynowe, wydruki i integracje.

Po zakończeniu testów należy spisać wykryte różnice oraz ustalić, które z nich wymagają korekty danych, a które wynikają ze zmiany sposobu działania programu. Dopiero po zamknięciu tego etapu można zaplanować migrację właściwą. Najlepiej wybrać termin, w którym liczba operacji wykonywanych w systemie jest ograniczona, a pracownicy mają czas na kontrolę najważniejszych procesów.

inwentaryzacja programów, dodatków i stanowisk roboczych;
wykonanie i sprawdzenie kopii bazy GT;
migracja testowa na kopii danych;
porównanie kartotek, dokumentów, magazynów i rozrachunków;
konfiguracja użytkowników, uprawnień, wydruków i integracji;
przygotowanie pracowników do pracy w nexo;
migracja produkcyjna i kontrola pierwszych operacji.

Równoległa praca obu systemów

Praca równoległa może pomóc w porównaniu wyników, ale wymaga jasnych zasad. Należy określić, który system jest źródłem bieżących danych, kto wprowadza dokumenty i jak zapobiegać podwójnemu zaksięgowaniu lub dwukrotnemu wydaniu towaru. Bez takiego ustalenia równoległa praca może zamiast zwiększyć bezpieczeństwo doprowadzić do dodatkowych rozbieżności.

W wielu przypadkach rozsądniejsze jest wykonanie dokładnych testów przed uruchomieniem produkcyjnym i pozostawienie GT jako zabezpieczonego archiwum, bez dalszego wprowadzania nowych danych. Sposób postępowania zależy od organizacji firmy, liczby dokumentów oraz tego, czy możliwe jest czasowe ograniczenie sprzedaży i pracy magazynu.

Szkolenie użytkowników i organizacja pracy

Zmiana programu wpływa na codzienne zadania osób wystawiających dokumenty, prowadzących magazyn, obsługujących płatności oraz zajmujących się księgowością. Nawet gdy dane zostały przeniesione poprawnie, pracownicy mogą popełniać błędy, jeżeli nie znają nowych nazw funkcji, widoków i sposobu wykonywania operacji.

Szkolenie powinno opierać się na rzeczywistych procesach firmy. Warto przećwiczyć wystawienie faktury, korekty, przyjęcie towaru, wydanie z magazynu, rozliczenie płatności, przygotowanie raportu oraz obsługę zwrotu. Pomocne jest również przygotowanie krótkiej listy najczęściej wykonywanych czynności i wskazanie, gdzie znajdują się ich odpowiedniki w nexo.

Najczęstsze pytania dotyczące przejścia z GT na nexo

Czy wszystkie dane z GT zostaną przeniesione?

Zakres migracji zależy od używanego programu, wersji, konfiguracji oraz rodzaju danych. Podstawowe kartoteki i dokumenty mogą zostać skonwertowane, ale niestandardowe dodatki, makra, raporty i część ustawień mogą wymagać osobnej pracy. Przed migracją należy ustalić, które dane są niezbędne do bieżącej działalności, a które wystarczy zachować w archiwum.

Czy można wrócić do GT po rozpoczęciu pracy w nexo?

Powrót jest możliwy organizacyjnie tylko wtedy, gdy zachowano kopię bazy i odpowiednio zaplanowano moment przełączenia. Dane wprowadzone już w nexo nie muszą automatycznie wrócić do GT, dlatego nie należy traktować przełączania systemów jako operacji bez konsekwencji. Najbezpieczniej przygotować plan awaryjny przed migracją, a nie dopiero po wystąpieniu problemu.

Czy migrację można wykonać samodzielnie?

Technicznie jest to możliwe, jednak przy rozbudowanej bazie, wielu stanowiskach lub integracjach łatwo pominąć istotny element. Samodzielna konwersja wymaga znajomości kopii zapasowych, konfiguracji serwera, uprawnień, struktury danych i sposobu testowania. Wsparcie serwisu IT ogranicza ryzyko przestoju oraz ułatwia szybkie ustalenie przyczyny ewentualnych rozbieżności.

Na co zwrócić uwagę po uruchomieniu nexo

Po przełączeniu systemu warto przez kilka dni monitorować najważniejsze operacje i zapisywać pojawiające się problemy. Należy sprawdzać poprawność dokumentów, wydruków, stanów magazynowych, synchronizacji z systemami zewnętrznymi oraz dostępu użytkowników. Szczególnej kontroli wymagają pierwsze dokumenty wystawione dla różnych typów klientów, form płatności i stawek podatku.

Przejście z Insert GT na Insert nexo może uporządkować pracę i zapewnić dostęp do nowych możliwości, ale powodzenie zależy przede wszystkim od jakości przygotowania. Największe znaczenie mają pełna kopia danych, migracja testowa, sprawdzenie integracji, kontrola dokumentów i właściwe przeszkolenie pracowników. Dopiero po wykonaniu tych czynności można bezpiecznie uznać, że nowy system jest gotowy do codziennej pracy.

Zgłoszenie naprawy: 22 390 56 49 — telefon czynny całą dobę, siedem dni w tygodniu. Sprzęt odbieramy spod wskazanego adresu w Grodzisku Mazowieckim i okolicy.