Podczas trwania naprawy staramy się utrzymywać z klientem regularny kontakt, aby na bieżąco informować o postępach i ewentualnych dodatkowych ustaleniach. Dzięki temu klient ma pełną kontrolę nad przebiegiem naprawy i nie jest zaskakiwany dodatkowymi kosztami.
Kiedy serwis kontaktuje się z klientem
Standardowo informujemy klienta po zakończeniu diagnostyki, przedstawiając wynik oraz wycenę dalszych prac. Jeśli w trakcie naprawy pojawi się konieczność rozszerzenia zakresu prac względem pierwotnych ustaleń, również wtedy kontaktujemy się z klientem, aby uzyskać akceptację przed kontynuacją. Takie podejście eliminuje ryzyko niespodziewanych kosztów i pozwala klientowi świadomie podejmować decyzje na każdym etapie.
Najczęstsze momenty kontaktu
- Zakończenie diagnostyki i przedstawienie wyceny.
- Wykrycie dodatkowej usterki niewidocznej na początku.
- Opóźnienie w dostawie części zamiennej.
- Gotowość sprzętu do odbioru lub dostawy.
Jak klient może sprawdzić status naprawy
Oprócz kontaktu inicjowanego przez serwis, klient może w każdej chwili zadzwonić do nas, aby zapytać o aktualny status swojej naprawy. Staramy się udzielać rzetelnych informacji o etapie, na którym aktualnie znajduje się sprzęt - czy trwa jeszcze diagnostyka, czy oczekujemy na część, czy urządzenie jest już gotowe.
Komunikacja przy dłuższych naprawach
W przypadku napraw wymagających oczekiwania na sprowadzenie części zamiennych, informujemy klienta o przewidywanym terminie dostawy oraz o ewentualnych zmianach w harmonogramie, jeśli takie się pojawia. Nie zostawiamy klienta bez informacji, nawet jeśli naprawa przeciąga się z przyczyn niezależnych od serwisu.
Preferowane kanały kontaktu
Głównym kanałem komunikacji jest kontakt telefoniczny, ponieważ pozwala na szybka wymianę informacji i sprawne podejmowanie decyzji, zwłaszcza gdy wymagana jest akceptacja dodatkowych kosztów lub zakresu prac. Rozmowa telefoniczna eliminuje również ryzyko niedomówień, które mogą wystąpić przy komunikacji pisemnej.
Co jeśli nie można się z Toba skontaktować
Jeśli próbujemy skontaktować się z klientem w sprawie dodatkowych ustaleń i nie udaje nam się tego zrobić, wstrzymujemy dalsze prace do czasu uzyskania akceptacji, aby uniknąć wykonania czynności, na które klient mógł nie wyrazić zgody. Warto więc podać numer telefonu, pod którym jesteśmy w stanie się z Toba skontaktować w godzinach pracy serwisu.
