Integracja WF-Mag ze sklepem internetowym

Integracja WF-Mag ze sklepem internetowym umożliwia sprawną, dwukierunkową wymianę danych o produktach, cenach, stanach magazynowych i zamówieniach między platformą sprzedażową a systemem magazynowo-księgowym Asseco WAPRO. Dzięki niej firma prowadzi spójną politykę sprzedaży niezależnie od tego, czy klient kupuje online, czy w punkcie stacjonarnym.

WF-Mag (obecnie WAPRO Mag) to popularny system klasy ERP wykorzystywany przez firmy handlowe do zarządzania magazynem, sprzedażą i dokumentacją księgową. Połączenie go ze sklepem internetowym pozwala prowadzić spójną politykę cenową i magazynową jednocześnie w kanale offline i online, eliminując konieczność ręcznego przepisywania danych między systemami i związane z tym ryzyko pomyłek.

Dobrze zaprojektowana integracja nie ogranicza się wyłącznie do przesyłania zamówień. Powinna uwzględniać cały obieg informacji: od utworzenia lub zmiany kartoteki produktu, przez zakup dokonany przez klienta, aż po realizację, wystawienie dokumentu sprzedaży, wysyłkę i ewentualny zwrot. W ten sposób sklep internetowy i magazyn działają na podstawie tych samych, aktualnych danych.

Co obejmuje integracja WF-Mag ze sklepem

W ramach wdrożenia integracji konfigurujemy wymianę kluczowych danych pomiędzy systemami:

eksport kartoteki towarowej wraz z cenami, opisami i zdjęciami do sklepu,
synchronizację stanów magazynowych w czasie zbliżonym do rzeczywistego,
import zamówień ze sklepu do WF-Mag jako dokumenty ZK lub FS,
obsługę wielu cenników i grup rabatowych zależnie od typu klienta,
aktualizację statusu realizacji zamówienia widocznego po stronie klienta,
synchronizację danych kontrahentów, w tym adresów dostawy i danych do faktury,
obsługę zwrotów towaru i ich odzwierciedlenie w stanach magazynowych.

Zakres integracji może zostać dopasowany do sposobu pracy konkretnej firmy. W jednym przypadku najważniejsze będzie automatyczne pobieranie zamówień i kontrola stanów magazynowych, w innym także obsługa kilku magazynów, różnych walut, promocji, sprzedaży hurtowej oraz wielu metod dostawy. Przed rozpoczęciem prac ustalamy, który system jest źródłem poszczególnych informacji i w jakim kierunku mają być one przekazywane.

Kartoteka produktów, warianty i kategorie

WAPRO Mag może przechowywać szczegółowe dane towarów, takie jak indeks, kod EAN, nazwa, jednostka miary, stawka VAT, ceny, masa, wymiary czy informacje o dostępności. Sklep internetowy wykorzystuje część tych danych do prezentacji oferty i obsługi procesu zakupowego. Integracja powinna jasno określać, które pola są wysyłane do sklepu, a które pozostają zarządzane wyłącznie po jego stronie.

Szczególnej uwagi wymagają produkty posiadające warianty, na przykład różniące się kolorem, rozmiarem, pojemnością lub konfiguracją. Każdy wariant powinien mieć jednoznaczny identyfikator, aby zamówienie zostało przypisane do właściwej pozycji w WF-Mag. Błędne mapowanie może skutkować pobraniem niewłaściwego towaru, nieprawidłowym stanem magazynowym albo problemem z wystawieniem dokumentu sprzedaży.

Możliwe jest także mapowanie kategorii i grup towarowych. Dzięki temu produkty zapisane w strukturze magazynowej mogą trafić do odpowiednich działów sklepu bez konieczności ręcznego porządkowania całej oferty. Warto przy tym ustalić, czy opisy i zdjęcia będą prowadzone w WF-Mag, w sklepie, czy w dodatkowym systemie zarządzania treścią.

Ceny, promocje i warunki handlowe

Synchronizacja cen pozwala ograniczyć ryzyko sytuacji, w której klient widzi w sklepie cenę inną niż obowiązująca w systemie sprzedażowym. Integracja może korzystać z wybranego cennika WF-Mag, kilku cenników przypisanych do grup klientów albo ustalonych reguł przeliczania. Przed wdrożeniem trzeba również ustalić sposób prezentacji cen brutto i netto oraz zasady stosowania stawek VAT.

W przypadku sprzedaży dla klientów detalicznych i hurtowych przydatne jest powiązanie kont klientów sklepu z odpowiednimi grupami rabatowymi. Po zalogowaniu klient może otrzymać właściwe warunki handlowe, a zamówienie przekazane do WF-Mag zachowuje informacje potrzebne do jego prawidłowej realizacji. Jeżeli sklep prowadzi czasowe promocje, należy określić, czy rabat jest naliczany w sklepie, czy wyliczany ponownie podczas importu zamówienia.

Stany magazynowe i rezerwacje

Jednym z najważniejszych elementów integracji jest przekazywanie informacji o dostępności produktów. Po zakupie online ilość towaru dostępnego w sklepie powinna zostać odpowiednio zmniejszona. Jednocześnie sprzedaż stacjonarna, przyjęcie dostawy, korekta dokumentu lub rezerwacja towaru w WF-Mag powinny mieć wpływ na ilość prezentowaną w internecie.

W praktyce nie zawsze przesyła się dokładny stan fizyczny. Firma może ustalić minimalny zapas bezpieczeństwa, poniżej którego produkt nie będzie oferowany online. Można też rozdzielić stany według magazynów, jeżeli sklep internetowy korzysta tylko z określonej lokalizacji. Takie zasady zmniejszają ryzyko sprzedaży towaru przeznaczonego do innego kanału lub oczekującego na wydanie.

Ważne jest rozróżnienie między stanem fizycznym, dostępnym i zarezerwowanym. Jeżeli kilka zamówień czeka na potwierdzenie, system powinien uwzględniać rezerwacje zgodnie z przyjętym modelem pracy. Bez tego sklep może przez pewien czas pokazywać dostępność, której nie da się już zapewnić w terminie deklarowanym klientowi.

Technologia integracji

Integrację realizujemy w oparciu o WAPRO API (WF-Mag udostępnia interfejs webowy do komunikacji z zewnętrznymi systemami) lub poprzez middleware pośredniczący, gdy platforma sklepowa nie posiada gotowego konektora. Middleware pozwala też na dodatkową logikę biznesową, np. mapowanie kategorii, przeliczanie jednostek miary czy filtrowanie produktów niedostępnych do sprzedaży online. Dzięki takiej warstwie pośredniej możliwe jest też kolejkowanie operacji i ponawianie ich w przypadku chwilowej niedostępności jednego z systemów.

Wdrożenie poprzedzamy analizą struktury danych w WF-Mag, aby integracja poprawnie odwzorowywała warianty produktów, jednostki opakowaniowe i indywidualne warunki handlowe. Sprawdzamy również, jakie moduły dodatkowe WF-Mag są już wykorzystywane w firmie, ponieważ mogą one mieć wpływ na sposób konfiguracji wymiany danych.

Warstwa integracyjna może rejestrować historię operacji, komunikaty błędów oraz informacje o elementach oczekujących na ponowne przetworzenie. Jest to szczególnie ważne przy większej liczbie zamówień, ponieważ pozwala ustalić, czy problem dotyczył połączenia, danych produktu, autoryzacji, dokumentu czy konfiguracji sklepu. Sam komunikat o nieudanej synchronizacji nie zawsze wskazuje pełną przyczynę, dlatego potrzebne są czytelne logi i procedura obsługi wyjątków.

Przy projektowaniu połączenia uwzględniamy również bezpieczeństwo dostępu. Klucze API, dane logowania i uprawnienia użytkowników powinny być ograniczone do niezbędnego zakresu. Warto rozdzielić środowisko testowe od produkcyjnego oraz ustalić, kto może zmieniać mapowania, uruchamiać pełną synchronizację i zatwierdzać dokumenty sprzedaży.

Etapy wdrożenia

Proces wdrożenia integracji dzielimy zwykle na kilka etapów: analizę danych źródłowych, konfigurację testowego środowiska integracyjnego, weryfikację poprawności mapowania produktów i cen, a dopiero na końcu uruchomienie synchronizacji na środowisku produkcyjnym. Taki podział pozwala uniknąć błędów widocznych bezpośrednio dla klientów sklepu.

1. Analiza obecnego sposobu pracy

Na początku sprawdzamy, jak firma prowadzi kartoteki, magazyn, sprzedaż i zwroty. Ustalamy, gdzie powstają produkty, kto zatwierdza ceny, z którego magazynu pobierany jest towar oraz jakie dokumenty mają być tworzone po zakupie online. Analizujemy także istniejące dane, ponieważ duplikaty indeksów, brak kodów EAN lub różne formaty adresów mogą utrudnić automatyczną wymianę.

2. Przygotowanie i mapowanie danych

Następnie tworzymy powiązania między polami obu systemów. Dotyczy to nie tylko produktów, lecz także klientów, adresów, metod płatności, sposobów dostawy, stawek podatku i statusów zamówień. W tym etapie definiujemy również, jak mają być traktowane anulowania, częściowe realizacje, korekty oraz zamówienia zawierające kilka magazynów lub różnych stawek VAT.

3. Testy na kontrolowanym zestawie

Przed uruchomieniem produkcyjnym wykonujemy testy na wybranych produktach i przykładowych zamówieniach. Sprawdzamy między innymi zgodność cen, ilości, danych kupującego, kosztów dostawy, rabatów i dokumentów. Test powinien obejmować także sytuacje nietypowe: brak produktu, zmianę ceny, anulowanie zamówienia, zwrot oraz chwilową niedostępność API.

4. Uruchomienie i monitoring

Po potwierdzeniu poprawności danych uruchamiamy synchronizację produkcyjną. Początkowo warto obserwować kolejki i logi częściej, aby szybko wychwycić problemy pojawiające się dopiero przy rzeczywistych zamówieniach. Ustalamy również sposób zgłaszania błędów i czynności, które pracownik może wykonać samodzielnie bez ryzyka utworzenia duplikatu dokumentu.

Praktyczne scenariusze zastosowania

Integracja sprawdza się zarówno w małym sklepie z jednym magazynem, jak i w firmie obsługującej sprzedaż internetową oraz stacjonarną. Przykładowo klient składa zamówienie w sklepie, a dane trafiają do WF-Mag jako dokument ZK. Po potwierdzeniu dostępności pracownik przygotowuje wydanie, zmienia status zamówienia, a sklep przekazuje klientowi informację o realizacji.

W innym scenariuszu klient odbiera zamówienie osobiście. System może przekazać do sklepu status gotowości, a po wydaniu towaru zaktualizować stan magazynowy. Jeżeli klient zwróci produkt, przyjęcie zwrotu w WF-Mag może zwiększyć dostępność, o ile towar został sprawdzony i rzeczywiście wraca do sprzedaży.

Przy sprzedaży wielokanałowej istotne jest także ograniczenie konfliktów między zamówieniami. Każdy kanał powinien otrzymywać spójne dane, a rezerwacje muszą być uwzględniane zgodnie z ustaloną kolejnością. Dzięki temu pracownicy nie muszą ręcznie porównywać kilku źródeł informacji przed przygotowaniem przesyłki.

Na co zwrócić uwagę przed wdrożeniem

ustal, który system jest nadrzędny dla produktów, cen, klientów i stanów magazynowych,
uporządkuj indeksy, kody EAN, warianty i jednostki miary,
zdefiniuj zasady rezerwacji oraz zapas bezpieczeństwa dla sprzedaży online,
sprawdź sposób obsługi faktur, paragonów, korekt, anulowań i zwrotów,
ustal mapowanie metod płatności i dostawy na dane rozpoznawane przez WF-Mag,
zapewnij dostęp do logów oraz procedurę postępowania przy błędach,
wykonaj kopię bezpieczeństwa przed większym importem lub zmianą konfiguracji.

Nie każdą zmianę należy wykonywać bezpośrednio w obu systemach. Jeżeli dane są modyfikowane równolegle w sklepie i WF-Mag, mogą pojawić się konflikty oraz niejasność co do tego, która wersja jest prawidłowa. Najbezpieczniej przyjąć jasne zasady odpowiedzialności za poszczególne informacje i przeszkolić pracowników z ich stosowania.

Efekty wdrożenia

Firmy korzystające z integracji WF-Mag ze sklepem internetowym ograniczają czas potrzebny na obsługę zamówień nawet o kilkadziesiąt procent, jednocześnie zmniejszając ryzyko sprzedaży towaru, którego faktycznie nie ma na stanie magazynowym. Dodatkowo zespół sprzedaży zyskuje czas, który wcześniej poświęcał na ręczne wprowadzanie zamówień i uzgadnianie stanów magazynowych między kanałami.

Korzyścią jest również większa przejrzystość procesu. Pracownik może sprawdzić, kiedy zamówienie zostało pobrane, jaki dokument utworzono i na jakim etapie znajduje się realizacja. Klient otrzymuje bardziej aktualne informacje, a firma ogranicza liczbę pomyłek wynikających z ręcznego przepisywania danych.

Integracja ułatwia także rozwój sprzedaży. Dodanie kolejnych produktów, obsługa nowych grup klientów lub uruchomienie następnego kanału sprzedaży nie musi oznaczać tworzenia całkowicie nowego obiegu dokumentów. Warunkiem jest jednak regularna kontrola poprawności danych, aktualizowanie konektora oraz reagowanie na zmiany w sklepie i systemie WAPRO Mag.

Najczęstsze pytania dotyczące integracji

Czy można zintegrować istniejący sklep?

Tak, integrację można przygotować dla działającego sklepu, jeżeli platforma udostępnia odpowiednie API, moduł lub możliwość zastosowania warstwy pośredniej. Przed rozpoczęciem prac trzeba sprawdzić wersję sklepu, dostępne rozszerzenia oraz sposób przechowywania produktów i zamówień.

Czy wszystkie produkty muszą być synchronizowane?

Nie. Można ustalić, że do sklepu trafiają tylko wybrane grupy towarów, produkty dostępne w określonym magazynie albo pozycje oznaczone jako przeznaczone do sprzedaży online. Takie filtrowanie pomaga utrzymać porządek w ofercie i nie pokazuje klientom produktów wewnętrznych lub wycofanych.

Co dzieje się, gdy synchronizacja się nie powiedzie?

W zależności od konfiguracji operacja może zostać oznaczona jako błędna i trafić do kolejki ponowień. Ważne, aby system nie tworzył wielokrotnie tego samego zamówienia ani dokumentu. Przy powtarzających się błędach należy sprawdzić logi, dane wejściowe i dostępność usług po obu stronach.

Czy integracja wymaga stałego nadzoru?

Automatyzacja ogranicza codzienną pracę ręczną, ale nie zastępuje kontroli. Warto regularnie sprawdzać raporty synchronizacji, nieudane operacje, różnice stanów oraz poprawność dokumentów. Nadzór jest szczególnie istotny po aktualizacji sklepu, WF-Mag, modułu płatności lub sposobu prowadzenia magazynu.

Zgłoszenie naprawy: 22 390 56 49 — telefon czynny całą dobę, siedem dni w tygodniu. Sprzęt odbieramy spod wskazanego adresu w Grodzisku Mazowieckim i okolicy.